Digitaliseringsvisie woningcorporatie Mitros

Digitaliseringsvisie, niet alleen techniek
Een jaar geleden startte Mitros met het opstellen van een ICT-visie. Het woord ‘ICT’ werd al snel vervangen door ‘digitalisering’. De visie gaat namelijk niet alleen over techniek, maar over hoe Mitros wil acteren in een steeds sterker gedigitaliseerde wereld. Ruben Luttikholt (manager Financiën & Control) en Daan Peters (manager Informatisering & Automatisering en Facility) blikken terug op de ontwikkeling van de digitaliseringsvisie.

Het effect van digitalisering op woningbouwcorporaties
Mitros ziet een toenemende invloed van digitalisering op de interactie met huurder en op de andere corporatieactiviteiten. Daarom was er een grote behoefte aan een visie die een stip op de horizon geeft voor Mitros en de huidige activiteiten rondom digitalisering zoals qlinker, datagedreven werken, SWEMP-samenwerking[1] met elkaar verbindt.

‘Digitalisering is niet alleen het ‘feestje’ van de afdeling Informatisering & Automatisering, want digitalisering heeft invloed op hoe we werken en hoe we de huurder bedienen, daarom heeft digitalisering effect op de hele organisatie’, aldus Daan. Ruben vult aan: ‘we stelden de visie in gezamenlijkheid op met meerdere betrokkenen uit de hele organisatie, dat is de grote meerwaarde van dit traject. Onderwerpen uit de visie werden in kleinere groepjes uitgewerkt en vervolgens voorgelegd aan het Directieoverleg’.

Digitalisering ziet Mitros dan ook in het breedste zin van het woord, het gaat om: de dienstverlening, (maatschappelijke) processen, vastgoed én bedrijfsvoering.

Het resultaat
In een tijdsspanne van een half jaar ontwikkelde Mitros een digitaliseringsvisie die bijdraagt aan betere dienstverlening aan de huurder, het vergroten van efficiëntie, de samenhang in alle digitale Mitros-activiteiten en een mensgerichte en toekomst-vaste digitalisering. Daarnaast voelt Mitros de urgentie om aan de slag te gaan met digitalisering omdat de ontwikkelingen dat enerzijds van Mitros vragen en anderzijds er de wil is om mee te gaan met die huidige ontwikkelingen.

Mitros richt zich in de visie op zes pijlers:

Ruben: ‘de zes hoofdthema’s zijn mooi in balans met elkaar. De huurder staat centraal en de digitaliseringsinspanningen moeten dan ook ten goede komen aan onze huurders, deze ambitie is goed door vertaald naar de andere vijf pijlers’. Daan vult aan: ‘het spreekt me aan dat we inzetten op data, het is goed dat we gevalideerde beslissingen willen nemen en daarmee onze huurder nog beter kunnen bedienen. We zijn nog niet zover op alle punten, maar het is een goed streven.’

Terugkijkend op het eindresultaat had Daan de visie nog wel iets vooruitstrevender willen zien, maar is blij met de realistische inspanningen die Mitros doet en gaat doen rondom digitalisering. Daarnaast merken Daan en Ruben op dat het opviel dat de beelden over digitalisering tussen collega’s verschilden. Heel goed om daarover met elkaar de dialoog aan te gaan: wat willen we samen en hoe krijgen we de business aan het roer?

Corona deed haar intrede in Nederland toen Mitros startte met het ontwikkelen van de visie. ‘Corona heeft wellicht nog onvoldoende plek gekregen in de visie’, aldus Daan. ‘Zo zie je vergaande veranderingen die zonder Corona ondenkbaar waren, denk aan het nauwelijks meer gebruik maken van de balie, ook niet voor klachten of het betalen van huurachterstand, het 24/7 bereikbaar zijn via de telefoon, het thuiswerken. Het effect van de pandemie is groot, en je ziet dat mensen mee gaan in veranderingen’.  Hoe gaan we dat vasthouden als Mitros?

Daan en Ruben: ‘we hebben uiteindelijk een visie neergezet die we voor ogen hadden. De visie helpt ons keuzes kunnen maken en bij het bepalen van ons portfolio.’

Effect op de organisatie
De visie heeft effect op de organisatie. De I&A-adviseurs uit het team van Daan, nemen de visie mee in hun gesprekken met de business. De controllers uit het team van Ruben vinden het prettig dat de visie koersvastheid biedt en een toekomstperspectief. Daan merkt op dat de visie nog niet door iedereen wordt omarmd en dat oude werkwijzen soms nog in stand blijven. Er wordt momenteel gewerkt aan een uitvoeringsprogramma, om de gestelde doelen uit de visie uit te voeren, Daan verwacht dat het dan vanzelf gaat komen dat collega’s hun werkwijze zullen veranderen en de meerwaarde gaan zien van digitalisering. Ruben: ‘de visie heeft ook op mijn functie veel effect. De bewegingen rondom digitalisering horen bij mijn rol en ik kreeg door dat we als Mitros hier meer scherpte in en grip op moesten krijgen’. Ruben merkt het ook in de CFO-netwerken. ‘Thema’s als RPA, data en data visualisaties zijn belangrijke onderwerpen geworden’.

Reacties uit de sector
Daan: ‘binnen SWEMP heb ik de visie gedeeld. De andere corporaties vonden het een bruikbare visie. Zij staan natuurlijk voor dezelfde uitdagingen. Echter kan een visie niet zomaar worden overgenomen. De transfer naar de eigen corporatie is een puzzel, maar onze digitaliseringsvisie kan welllicht dienen ter inspiratie. Binnen SWEMP helpt de visie mij om te bepalen of de activiteiten binnen onze ambitieuze Mitros kalender passen. Mijn boodschap aan de sector is: maak samen een visie rondom digitalisering. Het proces om er te komen, is wellicht nog belangrijker dan het document zelf. De wereld verandert en daar wil je als woningcorporatie op acteren’. Ruben vult aan: ‘bepaal de visie vooral gezamenlijk, daar zit de crux’.

‘Mijn boodschap aan de branche is: maakt een digitaliseringsvisie. De wereld verandert en daar moet je als woningcorporatie op acteren.’

Wielinq mocht een bescheiden bijdrage leveren aan de totstandkoming van deze digitaliseringsvisie.

[1] In SWEMP werken vijf grote woningcorporaties samen: Staedion, Woonbron, Eigen Haard, Mitros en Portaal. De basis voor de samenwerking is het gezamenlijke ERP-pakket, Dynamics Empire. In SWEMP ontwikkelen de corporaties samen het ERP-pakket. Maar willen ze ook samen innoveren, kennis delen en beheren, testen en opleiden. Meer informatie over SWEMP is te vinden op: www.swemp.nl